Vinn ditt neste serviceanbud og gjør servicevirksomheten din effektiv med Handyman Field Service Management Software

Av Mathias Munk Hansen, administrerende direktør, GSG Handyman.

Handyman Field Service Management Software er nøkkelen til å navigere enkelt og effektivt gjennom ofte komplekse serviceavtaler og anbud. Med Handyman og den omfattende modulen for serviceadministrasjon kan servicebedrifter optimalisere alle aspekter ved driften.

Handyman optimaliserer alle prosesser i servicebedrifters feltarbeid. Over 45 000 teknikere fra nordiske og tyske service- og montasjebedrifter bruker Handyman daglig til prosjektstyring, saksbehandling, ordrehåndtering, serviceplanlegging og ressursplanlegging. Systemet skaper rammene for en elektronisk serviceprosess og informasjonsutveksling mellom teknikere og montører ute i felten og ansatte på kontoret. Handyman har en avansert serviceadministrasjonsmodul som er utviklet for bedrifter med servicekontrakter og repeterende serviceoppgaver.

Handyman’s Service Management omfatter blant annet:

Digital prosesshåndtering: Alle prosesser er digitalisert, informasjon er lett tilgjengelig fra ett sentralt sted og fjerner behovet for manuelle og papirbaserte systemer. Handyman har en fullt støttet digital arbeidsflyt som skaper oversikt og muliggjør enkel kommunikasjon og samarbeid mellom alle interessenter: fra kunden til kontoret og teknikerne ute i felten. Alle prosesser er strømlinjeformet, automatisert og dokumentert.

Statusdeling og rapportering: Handyman Field Service Management gir mulighet for kontinuerlige oppdateringer og statusdeling på serviceoppgaver, slik at kundene alltid er informert om fremdrift og tidsplaner. Handyman støtter krav om kontinuerlig informasjon i kritiske situasjoner: Når en serviceenhet går i stykker og krever rask handling, krever det ofte at servicebedriften raskt kan sette opp en plan for reparasjonen og kontinuerlig rapportere status og tidsestimater for når oppgaven er løst, slik at kunden kan handle og planlegge deretter.

Fakturering: Handyman Field Service Management håndterer enkelt identifisering og fakturering av både kontraktsfestede tjenester og ekstratjenester, noe som sikrer nøyaktig og rettidig betaling. Handyman gjør det klart for teknikere, kontor og kunder når en oppgave faller utenfor servicekontraktens omfang, slik at selskapet kan tjene mer på servicekontraktene sine. Kontraktene kan indeksreguleres for å sikre at fakturabeløpene er korrekte og i samsvar med avtalen med kunden. Ytterligere avtalte økninger i kontraktene kan faktureres automatisk ved hjelp av smarte faktureringsregler.

Avviks- og feilhåndtering: Ved hjelp av Handyman Field Service Management kan feil og behov for utskifting av deler enkelt identifiseres og dokumenteres for kunden, noe som skaper åpenhet og tillit. Dette kan minimere risikoen for fremtidige feil eller driftsforstyrrelser fordi avvik oppdages og håndteres i tide. Hvert avvik får sin egen lille historikk, slik at serviceorganisasjonen kan identifisere mønstre og trender i feil og mangler. Dette bidrar til å forbedre kvalitetskontrollen og forebygge fremtidige problemer.

Aktivitetsbasert kostnadsberegning (ABC): Handyman Field Service Management gjør det enkelt for servicebedrifter å beregne nøyaktige kostnader for aktiviteter, noe som gir bedre ressursallokering og økonomistyring. Et eksempel: Å bytte en termostat består av å reise dit, teste utstyret og installere en ny – hver aktivitet har en kostnad og en pris, og Handyman kan beregne selv komplekse serviceoppgaver. Dette kan gjøres både på et overordnet nivå og brutt ned på de enkelte aktivitetene. På den måten kan servicebedriften enkelt beregne hva besøket vil koste, hvor lang tid det vil ta og hvor mye arbeidskraft som trengs for å utføre jobben.

Ressursinnsikt: Mange bedrifter kalkulerer fortsatt tilbudene sine i Excel-ark. Med Handyman Field Service Management får du en god digital oversikt og det riktige beregningsgrunnlaget. Men én ting er å vinne. Det er en annen å vinne kontrakten tilbake. Med Handyman får du – basert på historikken og den dype innsikten i elementene i serviceavtalen og prosessene bak – et erfaringsgrunnlag for å vinne jobben tilbake og samtidig få en sunn forretning ut av den.

Dokumentasjon og historikk: Servicekunder stiller ofte høye krav til dokumentasjon og historikk. Handyman gir deg, kunden og medarbeiderne dine en komplett historisk oversikt over serviceoppdrag per serviceenhet, og all dokumentasjon samles på relevante steder slik at den alltid er tilgjengelig – også for teknikere ute i felten via mobilapper. Dette bidrar til å sikre at teknikerne dine får jobben gjort riktig første gang – First Time Fix – og slipper å bruke ressurser på et nytt besøk.

Overtakelse av ansatte: I store anbud ser vi ofte at vinnende serviceselskaper overtar en arbeidsstokk fra den forrige leverandøren. Med Handyman kan du enkelt overta medarbeidere som ikke er dine egne. De kan oppgaven, men ikke nødvendigvis dine krav til å jobbe strukturert. Det kan systemet hjelpe deg med. Det finnes innebygde ordbøker, sjekklister med manualer, hjelp i appen, historikk og muligheten til å legge til manualer til utstyret. Dette bidrar til å skape struktur i arbeidet. Samtidig hjelper systemet med kompetansestyring, slik at du enkelt kan velge rett person med riktig kompetanse (sertifiseringer) til å gjøre jobben.

Kommunikasjon med kundene: En viktig del av servicekontrakter er kommunikasjon og kunnskapsdeling mellom kunden og serviceorganisasjonen. Her kan Handyman håndtere ulike nivåer av automatisert digital kommunikasjon. Fra SMS-varsler, der hendelser kan danne grunnlag for meldinger til kundene om forventede servicebesøk, til omfattende portalløsninger. Handyman Connect er en digital plattform der du inviterer kunden med på en komplett digital reise. Portalen samler all kommunikasjon og dokumentasjon om oppdragene. Og det er mulig for kundene å bestille servicebesøk og se både status og historikk på oppgavene. Hvis systemene dine trenger å kobles til andre med fullt integrert samarbeid gjennom API, kan vi også tilby skreddersydde løsninger.

Dette er bare noen av fordelene som Handyman Service Management gir deg. Les mer om Handyman og de mange mulighetene her.