Hydrobar selger vedlikehold før kunden spør

Hos Hydrobar Hydraulik und Pneumatik GmbH begynner god service lenge før selve besøket hos kunden. Med Handyman holder bedriften oversikt over kommende vedlikehold, planlegger serviceteknikernes oppdrag og sikrer en sammenhengende prosess fra ordre til dokumentasjon og fakturering.

Hydrauliske anlegg må fungere pålitelig og vedlikeholdes regelmessig. Men det betyr ikke at Hydrobars kunder selv må holde styr på alle vedlikeholdstidspunktene i kalenderen.

Det tar Hydrobar seg av.

Bedriften har jobbet med hydraulikk i mer enn 30 år og kombinerer salg av tekniske produkter med service ute hos kunden. Hydrobar har rundt 20 ansatte, hvorav sju til åtte serviceteknikere utfører vedlikeholds- og servicearbeid på industrielle anlegg.

Handyman hjelper Hydrobar med å planlegge besøkene og holde systematisk oversikt over tilbakevendende vedlikehold.

Service begynner før kunden ringer

For eksisterende kunder er relevante opplysninger om vedlikehold og vedlikeholdsintervaller registrert i Handyman. Raffaele Terrazano, som blant annet har ansvar for vedlikeholdsprogramvare og serviceplanlegging hos Hydrobar, legger inn tidspunktene slik at kommende vedlikehold blir synlig én til to måneder i forveien.

Det gjør at Hydrobar kan ta kontakt tidlig og utarbeide et tilbud på kundens kommende vedlikehold.

«Vi får beskjed i god tid om hvilket vedlikehold som skal utføres hos hvilken kunde. Kunden trenger altså ikke å huske det selv», forklarer Raffaele Terrazano.

Slik blir en teknisk funksjon en viktig del av kundeservicen: Hydrobar kan planlegge vedlikeholdet proaktivt i stedet for først å reagere når kunden selv blir oppmerksom på at det er på tide med et besøk.

Én ordre og en sammenhengende dataflyt

Hydrobar bruker ERP-systemet Miclas, som samspiller med Handyman. Ordreopplysninger, for eksempel om kommende reparasjoner, overføres til Handyman og blir deretter tilgjengelige for planlegging og gjennomføring av servicebesøket.

Serviceteknikerne mottar ordrene sine via Handyman Mobile på nettbrettene. Ute hos kunden kan de se både hvilket arbeid som skal utføres, og anleggets fullstendige servicehistorikk. Teknikeren vet dermed nøyaktig når tidligere besøk fant sted, og hva resultatene var. I Handyman Mobile kan teknikerne også dokumentere arbeidet sitt og registrere materialene som er brukt. Deretter kan kunden signere ordren digitalt på stedet.

Opplysningene kommer tilbake til kontoret

Den digitale prosessen slutter ikke når servicebesøket er fullført. Opplysningene sendes direkte tilbake til Miclas, der de er tilgjengelige for videre behandling og fakturering.

Slik knytter Hydrobar arbeidet på kontoret sammen med oppdragene ute hos kunden: fra kommende vedlikehold via tilbud og planlegging til utført og dokumentert arbeid.

Daglig leder Markus Bartsch forklarer: «Teknikeren dokumenterer arbeidet på stedet, kunden signerer med en gang, og opplysningene sendes tilbake til ERP-systemet vårt. Vi trenger ikke å registrere noe på nytt.»

En løsning som fungerer i hverdagen

Hydrobar har brukt Handyman i mange år. For Markus Bartsch er det derfor ikke bare funksjonene som teller, men også hvor pålitelig løsningen fungerer i den daglige driften.

«Vi er svært fornøyde med Handyman. Samarbeidet og tilpasningene har fungert godt helt fra starten, og i den daglige driften har vi egentlig få eller ingen problemer», sier Markus Bartsch.

Når det dukker opp spørsmål, vet teamet også hvor de kan få støtte. «Når vi har hatt spørsmål, har vi alltid fått hjelp», legger Raffaele Terrazano til.

For Hydrobar har Handyman derfor lenge vært mer enn et verktøy for enkeltstående serviceordrer. Løsningen hjelper bedriften med å organisere tilbakevendende vedlikehold på en strukturert måte, gi serviceteknikerne opplysningene de trenger, og bevare oversikten over hele prosessen.

For kunden er fordelen enkel: Hydrobar vet når det er tid for neste vedlikehold, slik at kunden ikke trenger å huske det selv.