Dental 2000 får bedre oversikt over servicevirksomheten med Handyman og Uniconta
Bedre historikk, smartere planlegging og raskere fakturering gir Dental 2000 en mer effektiv servicehverdag – og tannklinikkene raskere hjelp når utstyret svikter.
Når en tannlege ringer fordi en kompressor eller sugemotor har stoppet, er det ikke tid til lange planleggingsmøter. En klinikk kan tape mye penger dersom kritisk utstyr står stille. Derfor handler hverdagen hos Dental 2000 om å reagere raskt, planlegge smart og sørge for at teknikerne alltid har informasjonen de trenger når de kommer ut til klinikken.
For å støtte denne måten å jobbe på bruker Dental 2000 Handyman, integrert med ERP-systemet Uniconta. Kombinasjonen gir en sammenhengende arbeidsflyt – fra planlegging og dokumentasjon til fakturering – og gjør det enklere å holde oversikt over en travel servicevirksomhet.
Fakta
Om Dental 2000
- Utfører service for tannklinikker i store deler av Jylland
- Selger og vedlikeholder dentalutstyr
- Håndterer både planlagt service og akutte driftsstans
Løsningen
- Handyman Field Service Management
- Integrasjon med Uniconta
- Digital planlegging
- Komplett historikk på utstyr
- Materialregistrering
- Fotodokumentasjon
- Raskere fakturering
Når klinikken står stille, teller hvert minutt
Dental 2000 jobber med utstyr som tannleger er helt avhengige av. Det gjelder blant annet behandlingsuniter, autoklaver, kompressorer og sugemotorer – utstyr som i mange tilfeller er avgjørende for om klinikken kan holde driften i gang.
– Hvis en sentral maskin stopper, kan hele klinikken bli satt ut av drift. Derfor må vi kunne reagere raskt, forteller Tommy Bøjstrup, eier av Dental 2000.
Bedriften kombinerer derfor planlagte servicebesøk med akutte oppdrag. Det stiller store krav til planleggingen.
– Vi har selvfølgelig mange planlagte serviceoppdrag, men en viktig del av jobben vår er også å kunne rykke raskt ut når noe går i stykker, sier Tommy Bøjstrup.
Teknikerne planlegger selv – med full oversikt
Hos Dental 2000 er ikke planlegging noe som bare skjer på kontoret. Teknikerne disponerer selv en stor del av de akutte oppdragene sine, mens kontoret planlegger servicebesøk, vedlikehold og andre oppgaver i Handyman Office.
Denne kombinasjonen fungerer godt.
– Det er blitt mye enklere å få oversikt over kalenderne våre og utnytte kapasiteten bedre, sier Tommy Bøjstrup.
Handyman gjør det samtidig enklere å gjenbruke serviceplaner på tvers av mange like installasjoner. Dental 2000 utfører ofte service på samme type utstyr hos flere forskjellige kunder.
– Nå kan vi lage én grunnplan med materialer, timer og beskrivelser og knytte den til alt relevant utstyr. Hvis produsenten endrer noe, trenger jeg bare å oppdatere det ett sted. På sikt kommer det til å spare oss for mye tid, sier Tommy Bøjstrup.
Historikken gjør forskjellen
Hvis Tommy Bøjstrup bare skulle trekke frem én funksjon i Handyman, er han ikke i tvil:
Historikken.
Alt utstyr registreres som enheter i systemet, og alle servicebesøk knyttes til den enkelte installasjonen. Dermed kan enhver tekniker raskt se hva som tidligere er gjort på utstyret.
– Historikken har vært til stor hjelp. Den gjør både feilsøkingen raskere og dialogen med kundene enklere. Vi er flere teknikere som jobber hos de samme kundene, og nå kan vi med én gang se hva den forrige teknikeren har gjort.
Historikken gjør det også enklere å oppdage feil som kommer tilbake.
– Noen feil dukker opp igjen etter noen måneder. Da kan vi gå inn og se nøyaktig hva som ble gjort sist. Det gjør det mye enklere å finne årsaken.
Resultater
- Bedre oversikt over planleggingen
- Samlet historikk på alt utstyr
- Raskere feilsøking
- Lavere kapitalbinding på lageret
- Raskere fakturering
- Bedre dokumentasjon
Dokumentasjon blir en naturlig del av jobben
Teknikerne hos Dental 2000 registrerer allerede timer, materialer og arbeidsbeskrivelser digitalt. Fotodokumentasjon har også blitt en fast del av arbeidshverdagen.
– Det bruker vi veldig mye. Det fjerner tvil fordi vi kan dokumentere nøyaktig hvordan ting så ut.
Neste steg er digitale servicerapporter og sjekklister. I dag fylles disse fortsatt ut på papir, men det skal snart endres.
– Da kan rapportene ligge sammen med historikken, samtidig som kunden kan få dem med én gang.
For Tommy Bøjstrup handler dette om mer enn å bli kvitt papir. Målet er å samle all relevant dokumentasjon på ett sted.
– Vi får samlet dokumentasjonen, og kunden får den elektronisk med én gang. Det blir mye enklere.
Bedre oversikt gir mindre kapitalbinding
En av gevinstene som har overrasket Tommy Bøjstrup mest, handler ikke direkte om teknikernes arbeid. Den handler om lageret.
Når kommende serviceoppdrag ligger planlagt i Handyman, blir det langt enklere å planlegge innkjøp av reservedeler og materialer.
– Nå kan jeg se hvilke serviceoppdrag vi har den kommende måneden, og bestille varer ut fra det.
Resultatet er mindre behov for å ha varer liggende på lager.
– På mange områder har jeg redusert kapitalbindingen på lageret. Jeg vet mye bedre hva vi trenger, og når vi trenger det.
Faktureringen følger arbeidsflyten
Når teknikeren avslutter oppdraget i Handyman, sendes fakturagrunnlaget videre til Uniconta, slik at fakturaen kan sendes med én gang.
Tidligere kunne faktureringen bli liggende til det var tid til å håndtere den på kontoret.
Nå er timer, materialer og øvrige registreringer allerede på plass.
– Vi får sendt fakturaene med én gang. Det gir en betydelig bedre kontantstrøm.
Ett steg om gangen
Selv om Dental 2000 allerede har oppnådd flere gevinster, ser Tommy Bøjstrup fortsatt et stort potensial. Bedriften har valgt å innføre Handyman gradvis. Først skulle planlegging, materialregistrering og arbeidsbeskrivelser fungere godt.
Nå står digitale servicerapporter og sjekklister for tur.
– Vi bygger det opp steg for steg. Da blir vi gode på én ting om gangen.
Han ser spesielt frem til å få samlet all dokumentasjon digitalt. Men allerede nå er konklusjonen klar:
– Det er mange små områder hvor vi sparer både tid og penger.