HÖRMANN Warnsysteme skaper sammenheng mellom teknikere i felt og Business Central med Handyman
Med 11 lokasjoner, 67 teknikere i felt og komplekse installasjonsprosjekter hadde HÖRMANN Warnsysteme behov for mer ensartede prosesser og bedre datakvalitet. Ved å kombinere Handyman med Microsoft Business Central har selskapet skapt en digital arbeidsflyt fra teknikeren i felt til prosjektstyring, lager og controlling.
HÖRMANN Warnsysteme utvikler, installerer og vedlikeholder sirene- og varslingssystemer over hele Tyskland. Selskapet er en del av HÖRMANN-konsernet og har 11 lokasjoner fordelt på fire regioner.
Som mange virksomheter som har vokst gjennom oppkjøp, sto HÖRMANN overfor en velkjent utfordring: Hver avdeling hadde sine egne arbeidsprosesser og systemer.
– Hvis jeg spurte om en arbeidsprosess, var det ikke uvanlig at jeg fikk seks forskjellige svar, forteller Corinna Carranza, prosessleder hos HÖRMANN Warnsysteme.
Derfor besluttet selskapet å samle organisasjonen rundt Microsoft Business Central, samtidig som de innførte en mobil løsning for montører og serviceteknikere.
Valget falt på Handyman.
Handyman ble den mobile forlengelsen av Business Central
Målet med prosjektet var å skape en sammenhengende arbeidsflyt mellom planlegging, utførelse, lagerstyring, prosjektøkonomi og rapportering. I dag bruker HÖRMANN løsningen til installasjoner, vedlikehold, reparasjoner og feilmeldinger.
Når et nytt sireneprosjekt opprettes i Business Central, overføres prosjektrelevante materialer og stamdata automatisk til Handyman. Der kan informasjonen senere suppleres med dokumentasjon, bilder og ytterligere prosjektdetaljer.
Teknikeren får mobil tilgang til:
- Kundedata
- Lokasjoner
- Materiallister
- Arbeidsoppgaver
- Dokumentasjon
- Bilder og vedlegg
– Montøren kan se hvilke materialer som skal brukes, hva planen er og hvor han skal kjøre, forklarer Corinna Carranza.
Fra registrering til prosjektoppfølging med ett klikk
Når montøren avslutter arbeidet i Handyman, registreres materialforbruk, timer og kilometer. Informasjonen sendes automatisk tilbake til Business Central, hvor prosjektlederen kan kontrollere registreringene. Deretter kan alt forbruk og alle timeregistreringer overføres direkte til prosjektet.
– Med ett klikk overføres både materialforbruk, lagerbevegelser og prosjektkostnader. Den største verdien ligger ikke nødvendigvis i selve registreringen ute i felt. Den ligger i det som skjer etterpå, sier Corinna Carranza.
Tidligere var prosessen langt mer manuell. Teknikerne leverte ukentlige rapporter som måtte registreres av administrative medarbeidere. Materialforbruk ble registrert manuelt. Dette førte til mer administrasjon og gjorde det vanskelig å ha et oppdatert bilde av lagerbeholdning og prosjektøkonomi.
– Materialforbruket ble ofte registrert flere uker etter installasjonen. Derfor stemte heller aldri lagerbeholdningen helt, sier Corinna Carranza.
Standardisering gir bedre data
Selv om HÖRMANN fortsatt er relativt tidlig i implementeringen, ser selskapet allerede gevinstene ved å samle data i én arbeidsflyt. Det er her samspillet mellom Business Central og Handyman virkelig kommer til sin rett.
Før implementeringen var data spredt på tvers av lokale systemer, Excel-ark og ulike arbeidsmetoder. Noen avdelinger jobbet med flere forskjellige Excel-filer, mens andre kombinerte Excel med eldre ERP-løsninger. Dette gjorde det vanskelig å få oversikt på tvers av organisasjonen.
– Bare det å samle dataene var en kjempeoppgave.
I dag registreres data langt mer ensartet. Det gir ledelsen mulighet til å analysere drift, ressursforbruk og prosjekter på en måte som tidligere var svært krevende.
– Den største gevinsten er faktisk dataene. Jeg tror den lykkeligste personen i selskapet er controlleren vår, sier Corinna Carranza.
Gevinsten ligger ikke bare hos teknikeren
Corinna Carranza peker på at mange digitale prosjekter vurderes ut fra om teknikeren kan utføre arbeidet raskere. Hos HÖRMANN er den største effekten en annen.
– Gevinsten ligger ikke bare hos serviceteknikeren. Den ligger i stor grad i helheten – i backoffice, controlling og administrasjon.
Teknikerne bruker fortsatt tid på å registrere arbeidet sitt. Forskjellen er at informasjonen nå kan brukes direkte i resten av organisasjonen. Det gir bedre datakvalitet, færre manuelle arbeidsprosesser og et bedre grunnlag for beslutninger.
Fundamentet for neste steg
HÖRMANN ser fortsatt et stort utviklingspotensial i løsningen. Selskapet arbeider blant annet med å utvide bruken av planleggingsfunksjonene og styrke samspillet mellom lagerstyring, skanning og ressursplanlegging.
Med et felles ERP-system, standardiserte arbeidsprosesser og et sømløst dataflyt mellom felt og kontor har HÖRMANN etablert et solid fundament for videre vekst og utvikling.