MCZ Danmark: Handyman gir bedre oversikt – og lar teknikerne planlegge selv

Med Handyman har MCZ Danmark fått bedre kontroll på servicevirksomheten, gjort det enklere for teknikerne å planlegge egen arbeidsdag – og samtidig redusert lisenskostnadene.

Da MCZ Danmark gikk fra Navision til Microsoft Business Central, var det naturlig å samtidig se etter et servicesystem som kunne integreres enkelt og bidra til en mer effektiv servicehverdag – uten at kostnadene økte for mye.

Valget falt på Handyman. I dag har MCZ Danmark et verktøy som støtter måten de jobber på: med selvstendige teknikere, lokal planlegging og tett dialog med kundene.

Samtidig har de fått bedre kontroll på kostnadene:

– Det er viktig for meg å ikke ha for høye faste IT-kostnader hver måned, sier Sune Søgaard. – Med Handyman kjøper jeg lisenser per tekniker, og da trenger de ikke en egen Business Central-lisens i tillegg.

En arbeidshverdag med frihet og ansvar

Teknikerne i MCZ Danmark jobber hovedsakelig ute hos privatkunder i hvert sitt geografiske område. Det er ikke kontoret som sitter og detaljplanlegger dagen deres.

I stedet får teknikerne oppgaver, og så planlegger de selv hvordan de vil legge opp dagen.

Dette er en viktig del av hvordan selskapet jobber. Teknikerne gjør ikke bare servicejobber – de tar også ansvar for planlegging, dialog med kunden og i noen tilfeller mersalg.

 

Kalenderen gir bedre oversikt

I det daglige bruker MCZ Danmark først og fremst Handyman Office. Det passer godt i en arbeidshverdag der teknikerne jobber fra PC i bilen eller hjemmefra.

En av de største forbedringene er kalenderfunksjonen. Tidligere jobbet de mer manuelt fra en liste med serviceordrer. Nå har de et visuelt planleggingsverktøy som gir bedre oversikt – både for teknikerne og for ledelsen.

– Nå kan vi se hva teknikerne har planlagt neste uke, og vi kan også gå tilbake og se om noe mangler å bli avsluttet, sier Sune Søgaard.

Det gjør det enklere å følge opp ledig kapasitet, sørge for at oppdrag planlegges smart geografisk og gir samtidig ledelsen bedre innsikt i hvordan ressursene brukes.

 

Informasjon flyter mellom tekniker og kontor

Handyman brukes også som et praktisk verktøy i samarbeidet mellom teknikerne og kontoret.

En viktig funksjon er kommentarfeltet, hvor teknikerne kan legge inn informasjon som sendes tilbake til Business Central. Her skriver de for eksempel om avtaler med kunden, spesielle forhold eller ting som er viktige for faktureringen.

Samtidig henger lagerstyringen sammen mellom servicebilene og Business Central.

– Teknikerne kan se hvilke deler de har tilgjengelig i bilen, forklarer han. – Alt er integrert med Business Central.

Også i garantisaker er dette nyttig. Informasjon som serienummer, kjøpsdato og garantiperiode er tilgjengelig ute hos kunden, slik at teknikerne har det de trenger.

 

Rask oppstart uten mye styr

Implementeringen av Handyman opplevdes som enkel for MCZ Danmark. Integrasjonen med Business Central og oppsettet kom raskt på plass, og de var fort i gang.

– Det gikk veldig fint, sier Sune Søgaard. – Det var en rask implementering, og etter noen få tester så vi at alt fungerte som det skulle.

Han trekker også frem samarbeidet med Handyman som en viktig del av opplevelsen:

– Konsulenten var veldig dyktig og fikk det på plass på en god måte. Og når jeg har hatt spørsmål i etterkant, har jeg alltid fått raske svar.

 

Vil ta i bruk enda mer fremover

I dag bruker MCZ Danmark Handyman til å opprette, planlegge, gjennomføre og avslutte serviceoppdrag. Samtidig ser de at det finnes enda mer potensial i løsningen.

Et av de neste stegene er at teknikerne selv skal kunne opprette serviceoppdrag direkte i Handyman på eksisterende kunder. Det vil avlaste kontoret og gjøre teknikerne enda mer selvstendige.

På sikt ser de også på muligheter som å ta bilder ute hos kunden, sende automatiske e-poster og ta i bruk flere av funksjonene som allerede finnes i systemet.

– Det er mye i løsningen som vi ikke bruker ennå, sier Sune Søgaard. – Men det kommer.

Slik bruker MCZ Danmark Handyman i praksis

I hverdagen fungerer Handyman som bindeleddet mellom kontoret, teknikerne og Business Central. Flyten er enkel – og det er nettopp en del av styrken.

Serviceordre opprettes i Business Central
Kontoret oppretter saken i Business Central – enten det er en reparasjon, en garantisak eller en oppgave fra en serviceavtale.

Oppgaven sendes til Handyman
Oppgaven blir automatisk tilgjengelig i Handyman.

Teknikeren planlegger selv
Teknikeren legger oppgaven inn i kalenderen, kombinerer den med andre oppdrag i området og tar kontakt med kunden selv. Hos MCZ Danmark er dette en viktig del av arbeidsformen. Teknikerne jobber aktivt med å planlegge smart og få mest mulig ut av hver tur.

Arbeidet utføres og registreres
Etter oppdraget registrerer teknikeren arbeidet i Handyman. Noe av arbeidsflyten er fortsatt enkel og delvis analog – fordi det fungerer godt i praksis. De registrerer blant annet:

  • utført arbeid
  • materialer og reservedeler
  • faste priser
  • interne kommentarer
  • avslutning av oppdraget


Data sendes tilbake til Business Central
Når oppdraget er ferdig, sendes data tilbake til Business Central og brukes til fakturering.

Om MCZ Danmark

MCZ Danmark har siden 2000 importert pelletovner og vedovner fra det italienske familieselskapet MCZ. De har også bygget opp sin egen landsdekkende serviceorganisasjon.

De tilbyr blant annet:

  • oppstart av nye pelletovner
  • serviceavtaler med utvidet garanti
  • årlig service til faste priser
  • reparasjonsoppdrag