Bravida digitaliserer kundedialogen med Handyman kundeportal

Bravida har tatt et viktig steg i digitaliseringen av sin servicevirksomhet ved å ta i bruk Handyman kundeportal. Resultatet? Færre e-poster og telefoner – og bedre oversikt og fleksibilitet for både ansatte og kunder.

I dag bruker over 400 av Bravidas faste servicekunder den nettbaserte Handyman-portalen til å registrere serviceoppdrag selv. De kan legge ved bilder og dokumenter, velge riktig lokasjon og følge status på sakene sine – uten å måtte kontakte Bravida på e-post eller telefon.

– Vi ønsket å gi servicekundene våre et verktøy der de selv kan ta styring, uten å være avhengige av å få tak i oss på telefon. Det gjør det enklere og sparer tid for alle parter, sier Sebastian Leneklint, Service Manager i Bravida Sverige.

Mer struktur, færre feil og en bedre kundereise
En stor del av Bravidas samarbeid med kundene går nå gjennom portalen. Det betyr at henvendelsene er mer komplette og presise fra starten av, slik at Bravida raskt kan sette i gang arbeidet.

– Når kunden selv velger lokasjon, legger inn en beskrivelse og laster opp bilder når de oppretter saken, blir hele prosessen mer presis. Vi unngår mange oppfølgingsspørsmål. Det er en stor fordel for oss at oppdraget kommer inn riktig, til riktig sted, med riktig informasjon.

Fordelene merkes også internt hos Bravida. De ansatte får færre e-poster og telefoner, og det administrative arbeidet blir enklere å håndtere. Det frigjør tid til kjerneoppgaven: å levere god service ute hos kundene.

– Våre servicekoordinatorer kan behandle ordre raskere. Det er mindre behov for å kontakte kunden for detaljer, fordi informasjonen allerede ligger i bestillingen som er sendt via portalen. Alt blir mer strukturert og effektivt.

– Vi sparer tid. Både fordi vi reduserer antall telefoner og e-poster, og fordi vi kan starte oppdrag raskere. Det gir oss også et fortrinn sammenlignet med konkurrenter som fortsatt jobber manuelt.

Sebastian Leneklint, Service Manager i Bravida Sverige.

Funksjoner som skaper verdi i hverdagen

Bravida trekker særlig frem disse funksjonene som verdifulle:

Ordreopprettelse med vedlegg – gir mer komplette saker fra start
Varslinger – kundene får løpende oppdateringer automatisk
Statusoversikt – full oversikt over pågående og avsluttede saker, inkludert historikk
Flere lokasjoner per kunde – viktig for virksomheter med mange adresser
Tilgang til fakturaer og servicerapporter – alt samlet på ett sted
Tilgang 24/7 – kunden kan bestille oppdrag og melde feil utenfor kontortid

Kundene ser raskt verdien

En viktig del av suksessen er at portalen er enkel å ta i bruk og lett å navigere i – både for Bravida og kundene deres.

– Vi har ikke hatt problemer med å få kundene med. De ser raskt verdien. Mange sier at de bruker portalen til å holde oversikt internt, for eksempel når de skal prioritere hvilke oppgaver som er viktigst,forteller Sebastian Leneklint.

Portalen brukes i dag av store næringskunder, eiendomsselskaper og organisasjoner med egne driftsavdelinger. For mange har kundeportalen blitt en naturlig del av deres egne arbeidsprosesser.

– Det er spesielt kunder med mange lokasjoner eller mange oppgaver som har stor nytte av den. De setter pris på å kunne følge med og ha struktur. Og jeg tror at jo mer man bruker portalen, jo mer verdi får man ut av den.

Flere kunder på portalen gir økt verdi

Bravida jobber kontinuerlig med å få enda flere kunder over på portalen og gjøre den til en naturlig del av samarbeidet fra start.

– Vi ønsker å få med enda flere kunder. Vi prøver å gjøre portalen til en del av onboardingen når vi starter opp med nye kunder. Samtidig ser vi løpende på hvordan vi kan forbedre bruken og hente ut enda mer verdi. Vi er fortsatt tidlig i reisen, men vi ser allerede at det fungerer veldig godt.

En digital løsning som gir konkurransefortrinn

Hvert år håndteres flere tusen saker i portalen – saker som tidligere måtte behandles manuelt. Selv om ikke alle gevinster kan måles direkte i kroner og øre, er effekten tydelig.

– Vi sparer tid. Både fordi vi reduserer antall telefoner og e-poster, og fordi vi kan starte oppdrag raskere. Det gir oss også et fortrinn sammenlignet med konkurrenter som fortsatt jobber manuelt. Når vi tilbyr en brukervennlig digital løsning, gir det et mer profesjonelt inntrykk. Det viser at vi tar kundene og tiden deres på alvor. Internt gir det også mer struktur og færre forstyrrelser i hverdagen. Det er helt klart en fordel – også når vi konkurrerer om nye oppdrag og kunder.

Enklere og mer effektivt samarbeid

For Bravida har kundeportalen blitt et digitalt bindeledd mellom selskapets interne systemer og kundenes behov – og det har styrket relasjonen.

– Det handler ikke om å gjemme seg bak en skjerm. Det handler om å gjøre samarbeidet enklere og mer effektivt. Portalen hjelper oss med akkurat det, sier Sebastian Leneklint, og understreker:

– Vi markedsfører portalen som et supplement til vanlig kommunikasjon. Vi skal ikke slutte å snakke med kundene våre eller fjerne e-postkontakt. Det er et tillegg og en selvbetjeningsløsning. Hvis en kunde ønsker å ringe oss, skal de selvfølgelig kunne gjøre det. Flere kanaler gjør det enklere for kunden.

Slik fungerer Handyman-portalen i praksis

Når en kunde har et servicebehov, logger de inn i portalen via PC eller mobil. De velger lokasjon, beskriver problemet og legger ved relevant dokumentasjon. Portalen oppretter deretter en serviceordre som Bravida umiddelbart kan planlegge og tildele en tekniker.

– Vi får raskt den informasjonen vi trenger for å sende ut en tekniker. Det forkorter responstiden og reduserer unødvendig frem og tilbake,sier Sebastian Leneklint.

Kunden kan deretter følge status på saken og får varslinger når noe oppdateres. Det betyr færre telefoner til Bravida for å spørre om fremdrift.

Om Bravida

Bravida er en av Nordens ledende leverandører av helhetlige løsninger innen service og installasjon av elektro, rør, ventilasjon og andre tekniske funksjoner i bygg og anlegg. Selskapet har over 13 000 ansatte i Norge, Sverige, Danmark og Finland.